Gelukkig vindt de fiscus het ook belangrijk dat werkgevers zo nu en dan een schouderklopje kunnen geven aan de medewerkers, bijvoorbeeld met het jaarlijkse personeelsfeest. Hier is wet- en regelgeving voor, de zogenaamde werkkostenregeling (WKR).
De werkkostenregeling: wat is het precies?
In het kort houdt de WKR in dat er een vrije ruimte is van 1,2% van het totale fiscale loon van een onderneming, om te besteden aan onbelaste vergoedingen zoals een personeelsfeest. Over het bedrag boven deze 1,2% betaalt de werkgever loonbelasting, de zogenaamde eindheffing van 80%. Voor veel bedrijven biedt de vrije ruimte voldoende mogelijkheden om onbelaste vergoedingen (zoals het feest) te verstrekken.
Er is een interessante optie waardoor het personeelsfeest buiten de WKR valt en niet meegerekend hoeft te worden in de vrije ruimte: een personeelsfeest op eigen locatie (kantoor, bedrijfshal). Bij leukefeesten.nl hebben we veel ervaring met het organiseren van personeelsfeesten in een bedrijfsrestaurant, in een atrium, op een kantoorverdieping, in een bedrijfshal of op een parkeerdek. Wij regelen alles, van aankleding en decoratie tot techniek en catering. Ook checken wij eventueel benodigde vergunningen, veiligheidsvoorschriften en maken we een RI&E.
Welk type feesten vallen (gedeeltelijk) buiten de WKR?
Hieronder een lijst met feesten die (gedeeltelijk) buiten de WKR vallen:
- Alle feesten die je organiseert op eigen locatie voor je personeel, dus ook het buitenterrein, parkeergarage of parkeerdek.
- Personeelscongressen en studiedagen (ook op externe locaties).
- Commerciële feesten, waarbij er op de gastenlijst klanten of relaties van je bedrijf staan.
- Personeelsevenementen met een overwegend zakelijk karakter*
* Als jullie inhoudelijke personeelsdag wordt afgesloten met een feest, kan de fiscus vragen om een ‘knip’. Dit betekent dat er een splitsing wordt gemaakt in de kosten met een zakelijk en een feestelijk gedeelte. Let op: als het evenement op de zaak plaatsvindt, valt het geheel buiten de WKR.
Wat voor bedrijfsfeest organiseer je?
Het type personeelsevenement dat je organiseert heeft invloed op de fiscale consequenties.
Hieronder noemen we een aantal type feesten en de bijbehorende WKR gevolgen.
Een personeelsfeest op een externe locatie
Als het personeelsfeest dat je organiseert (overwegend) feestelijk van aard is en op een externe locatie plaatsvindt, dan reken je de kosten toe aan de vrije ruimte (1,2% van het totale fiscale loon van de onderneming). Als er genoeg ruimte in het forfait zit, dan kan dit onbelast. Als het totaal van alle bestedingen boven deze grens uitkomt, is over dit bedrag (boven de grens) 80% eindheffing verschuldigd.
Personeelsfeest op de werkplek
Er is een uitzondering waardoor een personeelsfeest buiten de WKR valt. Dit is namelijk het geval wanneer je het feest op de werkplek organiseert, zoals een bedrijfsrestaurant, kantoorverdieping, bedrijfshal of parkeerterrein. Oftewel, alle plekken waar jij als werkgever arbo-verantwoordelijk bent.
Een inhoudelijk/educatief personeelsevenement
Een inhoudelijke medewerkersbijeenkomst of personeelsevenement met een educatief karakter mag je als zakelijke kosten aanmerken. Ook wanneer de avond eindigt met een hapje en een drankje in informele sfeer. Hiervoor is er een gerichte vrijstelling. Het is belangrijk om goed aan te geven welke zakelijke doelstellingen er gekoppeld zijn aan het programma.
De WKR biedt volop mogelijkheden!
Zoals je ziet biedt de WKR volop mogelijkheden voor een personeelsfeest, studiedag of medewerkersbijeenkomst. Meer informatie over de WKR vind je op de website van de belastingdienst. Wanneer je vragen over de WKR hebt, neem dan contact op met je fiscaal adviseur of met de belastinginspecteur.
Wil je weten of jouw kantoor of bedrijfshal geschikt is voor een personeelsfeest? Wij komen graag bij je langs om de mogelijkheden te bekijken en te bespreken. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak bij jou op locatie.
Aan de bovenstaande informatie kunnen geen rechten of plichten worden ontleend.